Maar weinig startende ondernemers zijn blij met de verplichte financiële administratie die zij moeten publiceren. Of het nu gaat om een kleine eenmanszaak of grote vennootschap, beiden hebben ze verplichte zaken die zij moeten opgeven aan de belasting met betrekking tot de financiële administratie. Nu het toch verplicht moet, kun je er dan ook maar beter voor zorgen dat het goed gebeurt.

Verplichte administratie posten die u 7 jaar lang moet bewaren:

Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé gebruik. Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
Debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie. Hierover is het verplicht eens per jaar een balans en resultatenrekening op te maken. Elke post op deze resultatenrekening moet schriftelijk bewezen kunnen worden.
Salaris administratie. Indien u personeel in dienst heeft, moet u deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salaris administratie maar vallen wel onder de administratie en moeten i.v.m het eerste punt worden bijgehouden.

Financiële administratie voor de belasting

Al deze posten hebben invloed op twee zaken. De omzetbelasting (BTW) en de inkomsten, of in het geval van een BV of NV, vennootschapsbelasting. Uw gehele administratie moet schriftelijk vastgelegd zijn. Per 1 januari 2007 mag de financiële administratie ook digitaal worden opgeslagen. Zorg er voor dat u altijd een goede backup heeft van bestanden!

Administratie en accountancy kantoren

Gegevens verzamelen van inkomsten en uitgaven dient u zelf te beheren. Niemand kan dit voor u doen. Het uiteindelijke resultaat kan een administratiekantoor voor u berekenen. U kunt met de spreekwoordelijke "schoenendoos met bonnetjes" naar een administratiekantoor stappen welke voor u de tussenstap kan zijn tussen u en de belasting. Mocht u nu echt de tijd hebben om de belastinggids uit uw hoofd te leren, kunt u er altijd voor kiezen om het zelf uit te voeren. Als u weinig verstand heeft van financiële zaken is het zeker aan te raden om de financiële administratie uit te besteden. Natuurlijk kost Azorian B.V. geld maar heeft wel verstand van zaken die belastingtechnisch aftrekbaar zijn, voordeelregeltjes, en andere belastingvoordelige zaken. Deze kunnen al snel in de duizenden euro's lopen en zo veel kost Azorian B.V. eigenlijk nooit. Zo levert het inhuren van Azorian B.V. zelfs geld op!

Voor de grotere bedrijven zoals de Besloten Vennootschap (grote B.V.'s) en Limited bedrijven is een jaarlijkse accountantsverklaring nodig. Deze geeft aan dat een onafhankelijke administratie specialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd.

Een administratiekantoor kiezen
Als je geen kaas gegeten hebt van administratie en dit gedeelte van het ondernemen liever uitbesteedt, of als je het al een tijdje zelf doet maar de administratie je teveel is geworden dan kun je hiermee naar een administratiekantoor. Maar hoe weet je nu of je het juiste kantoor kiest en dat het kantoor verderop in de straat niet beter omgaat met jouw administratie? Garanties heb je nooit.

Kosten administratiekantoor
Een administratiekantoor alleen beoordelen op de kosten is natuurlijk niet erg chic. Aan de andere kant is het niet meer dan logisch dat je een kantoor dat voor jou de cijfers op orde brengt deels ook afrekent op cijfers. De administratie kost al genoeg tijd en geld en het moet daarom niet teveel gaan kosten.
Het uitbesteden van de administratie voor een gemiddelde eenmanszaak zonder personeel is meestal mogelijk tussen de duizend en twaalfhonderd euro per jaar. Azorian B.V. heeft hiervoor op de site een calculatie staan waarmee u zelf de kosten kunt berekenen per maand op basis van de door u opgegeven parameters.

Locatie van het kantoor Azorian B.V.
Met de mogelijkheden van het internet is het goed mogelijk om je administratie onder te brengen in een totaal andere provincie. In theorie zelfs in een ander land. Maar met meer dan honderd administratiekantoren per provincie wel een beetje overbodig. Zeker als je ook advies wilt bij de inkomstenbelasting of mogelijk gaat groeien met de onderneming is het gewoon handig om een administratiekantoor te kiezen dat eventueel te bezoeken is als je echt even een dagje wilt kunnen sparren.

Opgeruimd staat netjes
De veiligheid van je administratie staat boven alles. Nu ben jij, en voor een administratiekantoor zal dit nog sterker gelden, dit al verplicht via de wetgeving. Door privacywetgeving ben je verplicht om facturen netjes op te bergen, zodat onbevoegden er niet bij kunnen.

Administratie uitbesteden
Je kan in veel gevallen prima zelf je administratie bijhouden. In enkele gevallen heb je een jaarlijkse accountantsverklaring nodig zoals bij de Besloten Vennootschap als ondernemingsvorm bijvoorbeeld. Grotere bedrijven hebben dus verplichtingen maar kleinere bedrijven mogen heel veel zelf besluiten.
 
Toch kiezen de meeste ondernemers ervoor om de administratie uit te besteden. Vaak lopen ondernemers toch stuk op die ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes of onlogisch ogende Excel-bestanden. Als je je boekhouding wil uitbesteden, moet je uiteraard letten op de kosten en de wettelijke regels. Maar het biedt in ruil daarvoor wel veel extra mogelijkheden en meestal een enorme tijdsbesparing.
 
Het vergt geen hogere wiskunde, maar laten we eerlijk wezen: vaak is het bijhouden van de administratie geen klusje waar je even lekker voor gaat zitten. Ondernemers die hun administratie uitbesteden, doen dit dus niet alleen omdat ze er zelf te weinig kennis voor hebben, maar ook (of vooral) omdat ze geen zin hebben om dit naast het runnen van het bedrijf óók nog eens te moeten doen.
 
Voordelen van het uitbesteden
Het grootste voordeel van het uitbesteden van je administratie is dat jij er beduidend minder omkijken naar hebt. Je hoeft je niet alleen niet meer te verdiepen in allerlei regeltjes, wetten, formules en andere administratieve rompslomp, maar je hoeft er ook geen tijd meer aan te besteden. Kostbare tijd die je toch veel liever in je bedrijf kan en wil steken? Je bent ondernemer geworden om een bedrijf te runnen niet om meerdere uren per maand te besteden aan een gortdroog Excel-bestand, toch?
 
De administratie uitbesteden kost natuurlijk geld, maar als je er zelf geen kaas van gegeten hebt kan het ook financieel raadzaam zijn om het uit te besteden. Een administratiekantoor weet beter dan jij aan welke wettelijke eisen je administratie moet voldoen. Ze zijn soms net wat beter op de hoogte van regelgeving rond de belastingvoordeeltjes bijvoorbeeld.
 
Nadelen van het uitbesteden
Je kan er natuurlijk ook altijd voor kiezen om je administratie niet uit te besteden, maar het gewoon zelf bij te houden. Het grootste voordeel hiervan is dat je veel meer inzicht hebt in je actuele administratie, iets wat veel minder het geval is wanneer je het hebt uitbesteed.
 
Hou je zelf je administratie bij, dan heb je snel inzicht in de gemaakte kosten, het financiële reilen en zeilen van je bedrijf (stijgt de winst, blijven de kosten beperkt, zijn de verliezen niet te groot), de productprijzen, je debiteuren en crediteuren, et cetera.
 
De afweging
Uiteindelijk is de grootste afweging die je moet maken als je twijfelt of je je administratie gaat uitbesteden of dat je de boekhouding toch zelf doet en of je extra moeite wil doen. Variabelen die deze keuze kunnen beïnvloeden zijn onder andere jouw instelling, jouw interesse in belastingzaken, de grootte en vorm van je onderneming en de extra kosten (prijsindicatie) die je je kan veroorloven.